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談談如何辦會（2）
今天談一談會務工作的內(nèi)容和特點。?
所謂會務工作，主要是服務會議的各項事務型工作的統(tǒng)稱，這里面包括會議的申請報批、組織協(xié)調(diào)、會議材料、會議通知、人員安排、會場布置、食宿保障服務等。?
會務工作的特點是服務性和時效性都很強，是一項非常周密、細致而又高效的任務，必須精益求精，確保萬無一失。?
一般說來，一個單位內(nèi)部的小型會議在組織上相對比較簡單，基本上準備好會議議程和討論材料，擺好桌簽、備好水就差不多了。但是一個大型會議的會務工作就比這些要遠為復雜了，基本上要調(diào)動多個部門的力量，籌備很長時間才能確保到最后一刻不出紕漏。?
這里，我就以十幾年前我牽頭籌辦的一次全國系統(tǒng)內(nèi)會議為例，說說辦會工作的主要內(nèi)容。?
第一步，先要向市委上報辦會計劃。由于我們單位要承辦全國性系統(tǒng)內(nèi)會議，與會領導層次較高，規(guī)模又很大，所以要在年初就向市委打報告申請，經(jīng)市委主要領導同意后再向市財政局申請專項經(jīng)費，那時候還沒有八項規(guī)定，會議接待餐飲還要包括酒水，會議期間還要安排參觀游覽，同時還要給參會人員贈送紀念品，所以投入不菲，如果沒有財政專項經(jīng)費是根本無力承辦的。計劃中還包括擬請市領導出席致辭等相關內(nèi)容，這些都要提前安排妥當。?
第二步，成立會議籌備機構。由于我們單位人手有限，所以所有人都是籌備機關成員，大家各司其職，由我做總牽頭，幾位副職帶著分管處室提前幾個月就開始準備。?
第三步，向對口的中央機關上報會議方案，包括會議時間、地點、議程、擬邀請各地會議代表名額，以及希望中央機關派哪位首長參加，等等。?
第四步，與有關部門和區(qū)市聯(lián)系，爭取各方面對會議給予支持。比如，提前確定會場、會議代表食宿地點和接待標準、參觀游覽線路及車輛，等等。?
第五步，經(jīng)市委和中央對口機關同意后，向各地同行機關發(fā)出會議邀請函，寫明會議名稱、時間、地點、議程、報到指南等相關事宜，隨函附上回執(zhí)。?
第六步，根據(jù)會議邀請函的回執(zhí)確定最終參會人員，同時通知部分參會人員準備大會發(fā)言，然后進行會議分組，同時安排房間、接站等具體事宜。與此同時，起草完成會議相關文件及講話初稿送有關領導。?
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