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在日常值班工作中，掌握接打值班電話的語言藝術(shù)，既有助于傳遞溝通信息、提高工作效率，也有助于維護單位的良好形象。
語言準確、表達清晰
準確清晰的語言表達是順利進行電話溝通、有效傳遞信息的關(guān)鍵。
在打電話之前，要在心里想清楚通話時該說什么？怎么做到說清楚、有條理、不遺漏？接打電話一般按照“打招呼——正題——結(jié)束”這樣的流程進行。電話接通后，首先說清自己的單位、姓名，問明對方的單位，或說明自己要找的人。轉(zhuǎn)入正題后，應當簡潔清晰地說明打電話的主要目的。如果內(nèi)容較多較復雜，尤其交代工作任務(wù)的電話，最好先列提綱，按列舉事項一一交代清楚。在通話過程中，要注意語氣和語速，講到重要的事情時，要把語速放慢，以確保對方能聽清。
接聽電話時最好邊聽邊記，涉及人名、地名一定要問清楚，防止同音混淆。涉及時間、數(shù)據(jù)、號碼等關(guān)鍵信息時，聽完一定要復述，經(jīng)對方確認無誤后，再記下來。通話即將結(jié)束前，值班員最好按照“六何”要素，再跟對方核對確認一下通話要點，即“何時、何地、何人、何事、何因、何果”，確保記錄準確、沒有遺漏。
語句簡潔、力求高效
值班工作時效性很強，尤其是處理緊急事項，容不得半點延誤。不管是打出電話還是接聽電話，都應當有強烈的時間觀念。
緊扣主題，抓住要點，簡單明了，不長時間占用話機，力求以最簡潔的語言表達出最緊要的內(nèi)容，切忌“拉家常”。有個可以提高效率的辦法是，把常用電話號碼簿、記錄紙和筆放在電話機旁，以便查詢和記錄。
待電話接通、確定對方身份后，應該簡明扼要說明通話目的，事情傳達完畢后，要盡快結(jié)束交談，不得隨意占用對方的電話線路和工作時間。這要求值班人員打電話前做充分的準備，表述時條理清晰、主次分明，盡量做到長話短說、閑話少說、廢話不說。無論是通知會議、詢問事情、還是溝通工作，如果沒有特殊情況，盡量避免在下班前10分鐘撥打，尤其是需要對方回復的電話。
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